Projekt og Program

Ny som projektleder i Grønland – undgå de største fejl…

Kenny Munck
Skrevet af Kenny Munck

Mentorix har igennem de sidste 7-8 år løst mange spændende opgaver i Grønland, lige fra uddannelse og certificering af mere end 200 projektledere i PRINCE2 til konsulentbistand i forbindelse med projekt- og programarbejde.

Kunderne er både det grønlandske selvstyre og mange af de største virksomheder i Grønland. Som en del af hovedsponsoratet af Arctic Winter Games har opgaverne det seneste også omfattet bistand og projektrådgivning i forbindelse med det store arrangement i 2016.

I dette lille indlæg har jeg samlet nogle få af mine observationer og som ny projektleder i Grønland kan du måske hente lidt inspiration i dette indlæg…J

Når man arbejder med projekter i Grønland opdager man meget hurtigt to væsentlige grundlæggende udfordringer. Den første er alle planer kun holder så længe vejret vil det, og den anden er at personaleomsætningen er usædvanligt høj – så høj at gennemsnitsancienniteten for en akademiker i Selvstyret f.eks. er under 1 år.

 

Planer holder – måske!

Planlægningen af projekter i Grønland er et emne for sig. Mens man ved de fleste større projekter i dele af verden kan arbejde med nogenlunde detaljerede planlægningshorisonter på måske ½ – 1 år (lidt afhængig af projekttype), så er horisonten i Grønland – når det er bedst – måske maksimalt 1-2 måneder.

Vejret og muligheden for at flytte på ressourcer er simpelthen en meget stærkt begrænsende faktor, og tager man ikke i tilstrækkelig grad højde for dette vil man hurtigt komme med alt for optimistiske planer, som straks følges af forsinkelser og bristede forventninger.

En måde at løse dette problem er ved at vælge sin planlægningsmetode med omhu. Bl.a. i forbindelse med Arctic Winter Games har vi med stor succes anvendt en metode kaldet ”produktbaseret planlægning”, hvor fokus først om fremmest er på de konkrete ting der skal leveres, og ikke så meget på præcis hvornår, hvem eller hvordan det skal leveres.

Det betyder større fokus på selve leverancen og fungerer som et godt værktøj til at fastholde kvaliteten og være kreativ på hvordan og hvilke aktiviteter der er nødvendige – også når vejret driller – immaqa!.

 

Alle er væk efter 1 år

Projektdeltagere og nøglepersoner skiftes ud med jævne mellemrum, og med den store udskiftning følger også en stor risiko for løbende tab af central viden, erfaringer og kompetencer.

Det er jo ikke noget ukendt problem, men i Grønland må projektlederen ofte arbejde med at hele projektorganisationen skiftes ud inden for 8-9 måneder – nogle gange inkl. projektlederen selv. Det stiller selvsagt ekstraordinært store krav til dokumentation og erfaringsudveksling, og her står det helt ærligt skidt til.

Der er simpelthen brug for at sætte meget større fokus på dokumentation og struktureret videndeling hvis projektkulturen skal forbedres. Det er utroligt hvor store beløb der går tabt på denne konto når projektet skal ”genopfindes” eller ”genstartes” 1,2 eller 3 gange i løbet af projektperioden. Unødvendigt og meget frustrerende…

Med fokus på bedre planlægningsmetoder og mere konsekvent holdning til dokumentation og videndeling ville både virksomhederne, samfundet og i sidste ende borgerne nok kunne få langt mere ud af de mange investeringer…

Om forfatteren

Kenny Munck

Kenny Munck

Hvad hedder du?
Kenny Munck, 46 år
 
Hvad laver du i Mentorix?
Jeg har oprindeligt stiftet Mentorix. Jeg arbejder meget med ledelse, strategi og forandring. Så underviser jeg på en række af vores certificeringskurser, f.eks. PRINCE2®, MSP® (Managing Succesful Progammes). Opgaver jeg har løst i Grønland er: indførelse af ny projektkultur. Her arbejder vi både med holdning, kompetencer og værktøjer indenfor projektledelse. I en projektkultur handler det om projekter med mennesker i centrum. Jeg har arbejdet med bl.a. Selvstyret, Kommunen, Air Greenland, Tele, og Nukissiorfiit.

  • Jeg har altid lagt vægt på projektdeltagernes bevidsthed om hvad projektet går ud på. Med grønlandsk personaleomsætning er det blot endnu vigtigere. Mine nøgleord er “Hvorfor – Hvorfor – Interessenter – Plan – Organisation – Økonomi” – i sidste nummer af “Ingeniøren” læste jeg at det nu hedder “Project Onboarding”

    • ja, bevidsthed er afgørende, Viggo. Tak for gode input

  • Hovsa “Hvorfor – Hvorhen ……”

  • Hans Christian Sværd

    Hej Kenny, længe siden og håber at alt er vel i Nuuk – Mentorix.

    Skriver i dette indlæg da jeg ser det som et spændende indlæg og for at påpege hvor vigtigt det er at man fokusere på “Produktbaseret planlægning” da jeg i det år jeg har arbejdet med projekter i Grønland, haft meget fokus på tidsplaner, BC, PID “you name it”. Men som desværre ikke altid lige holdte da der er så mange aktører som skal involveres, men også fordi medarbejderne skiftes forholdsvis ret ofte. Og viden/erfaring gjorde at man “ubevidst” brugte mere projektfremgangmåden med produktbaseret leverancer, og tænker tit på det du fortalte til ét af kurserne at man altid skal huske “sund fornuft” når man planlægger/arbejder med projekter. Men som desværre ikke bliver brugt så flittigt i det fleste tilfælde når man arbejder med projekter specielt i det større virksomheder/offentlige instanser.

    Så lidt input herfra er at man skal huske “Sund fornuft” i opgaver/projekter, genbruger lige dine egne ord 🙂

    Bedste hilsner
    HC

    • Hej HC – tak for input. Alt er meget vel, tak (lidt travlt, men det er jo ikke nyt). Jeg er meget enig med dig – der er kun ganske få ting der kan erstatte sund fornuft. Det burde jeg måske nok have startet indlægget med. Tak for at minde mig om det 🙂
      /Kenny

    • Kenny Munck

      Hej HC – tak for input. Alt er meget vel, tak (lidt travlt, men det er jo ikke nyt). Jeg er meget enig med dig – der er kun ganske få ting der kan erstatte sund fornuft. Det burde jeg måske nok have startet indlægget med. Tak for at minde mig om det 🙂

      /Kenny